Dette dokumentet er en rask innføring i anbefalt metode for å føre regnskap og kassebeholdning. Vi anbefaler at dere følger disse generelle retningslinjene for å sørge for mest mulig ryddige tallforhold.

Bruk Posteringer i Dagsoppgjøret for den daglige posteringen i regnskapet.
​

Etter at vi innførte delbetaling (flere betalingsmåter i ett kjøp) og handlekurv (billetter til ulike forestillinger kino/kultur osv og produkter i samme kjøp), både lokalt og nå også på web, så går det ikke an lenger å koble betalingsmåte (bankkort, kontant, verdi/gavekort, kredittkort/web) til spesifikke billetter/forestillinger/produkter. Det vil si at vi ikke kan si for den enkelte 'varelinje' (den enkelte kultur- /kinobillett, produkt) at den er betalt med et spesifikt betalingsmiddel. Dermed kan vi heller ikke lage summer som sier konkret hvilke billetter/produkter som er betalt med hvilke betalingsmidler.

På en del av de gamle rapportene i DX er ikke alle variantene av denne gamle (og nå ikke eksisterende) 1 til 1 koblingen produkt/betalingsmåte fjernet, eksempelvis summering av betalingsmåter fordelt på kino og kultur. Hvis disse 'gamle' summene har vært brukt i forbindelse med regnskapsføring og avstemming, så bør disse rutinene legges om i tråd med våre anbefalinger her:

​

Siden alle som selger billetter har kontantomsetning skal det i følge Regnskapsloven gjøres daglig bokføring/postering i regnskap. Det er spesielt disse faktorene som gjør bokføringen mer komplisert enn ‘vanlig’:

Dette åpner for mange tolkninger/varianter av hva som bokføres hvor og når, men gjøres dette så vil det kreve mange unødvendige dobbeltkontroller og oppdeling i føring av omsetning og de ulike betalingsmåtene. Vi forsøker her å beskrive hva vi, i samråd med revisorer, mener er ‘best pratice’ og ryddigste måte å få tallene inn i regnskapet. Hvis man fører alt daglig får man samme periodisering på alt, noe som gjør dette mye enklere.
​

​

Et forhåndssalg av en billett er et tilgodehavende en kunde har kjøpt for adgang til en hendelse i fremtiden. Først når hendelsen er ‘levert’ til kunden, kan denne fordringen gjøres om til inntekt.
​

​

Billetter som er solgt på forhånd skal ikke inntektsføres, men posteres/krediteres balansekonto ‘Forhåndssalg Kino’. Når visningen/forestillingen er utført kan omsetningen inntektsføres konto ‘Salg Kinobilletter’. Da kan man også inntektsføre det forhåndssalget som har vært til denne/disse visningen(e). Kontoen *Forhåndssalg Kino’ debiteres.
​

​

For kultur så er ofte de fleste av billettene som selges transaksjoner som gjøres på vegne av eksterne arrangører eller leietakere. Dette salget skal føres mot balanse/reskontro og gjøres opp når arrangementet er gjennomført. Spesielt for billettsalg på prosjekter/ordrer for eksterne arrangører/leietakere anbefales det at det i regnskapet opprettes egne prosjekter. Det enkleste rent praktisk er hvis man kan bruke ordrenummeret fra DX som prosjektnummer i regnskapet. For egne produksjoner, så gjelder samme regler som beskrevet over for kino, det vil si at inntektsføring ikke skal gjøres før arrangementet er utført. Forhåndssalg krediteres konto ‘Forhåndssalg Kultur egne prod.’
​

​

Et Gavekort er en fordring som kunden har mot deg som selger. Salg av gavekort skal derfor føres mot (krediteres) balansen. Når Gavekortet brukes, blir det ett blant andre betalingsmåter på dagens omsetning. Samme balansekonto brukes for salg og bruk av Gavekort. Gavekort som er gått ut på dato, kan inntektsføres. For dette finnes det egen rapport som kan brukes som bilag (Gavekort: Perspektiv: Utløpte). Det er vanlig å her operere med en ‘leniency period’/’snillhetsperiode’ på f.eks. 2 måneder før gavekortet inntekstføres, det vil si at man tillater bruk av utløpte Gavekort opptil (feks) 2 mnd etter utløp. Per nå er det ikke bygd inn automatikk eller sperrer på dette i systemet, og det er opp til kulturhuset/kinoen hvordan dette praktiseres.
​

​

Når det betales med kredittkort på internett, så går pengene i første omgang inn på DX sin bankkonto. Periodisk/månedlig kjøres det et oppgjør hvor denne andelen av internettomsetningen minus DX sine transaksjonskostnader og eventuelle andre avtalte kostnader. For avstemming av, og som bilag til, utbetalingen fra DX brukes rapporten i dxWeb - eBillett Oppgjør (se denne lenken for mer om rapporter på DX Web [hyperlink]). Den delen av internettsalget som er betalt med Gavekort vil regnskapsmessig inngå i summen ‘Betalt med Gavekort’. I regnskapssammenheng er det som er solgt på internett bare en av flere betalingsmåter, og skal på samme vis som det som er betalt lokalt med bank eller kontant føres daglig sammen med den andre betalingsmåtene. Hvis man fører dette med en annen periodisering, eksempelvis per dato, eller pr. film eller produksjon, så lager man seg unødvendig ekstra arbeid i forhold til avstemming.
​

​

Inntekstføring av en forestilling/produksjon skal gjøres når varen er 'levert' til kunden. Dette gjelder uansett hvordan billettene er betalt, om du har fått pengene innbetalt fra kredittkunder eller fått oppgjør fra DX for ebillett/kredittkort. Vi nevner dette spesielt siden vi har sett at enkelte har lagt seg på et kontantprinsipp i inntektsføringen (det vil si ikke inntektsført før pengene er kommet inn på konto). Gjør man det, så lager man seg unødvendig vanskelige rutiner som vil avstedkomme mye unødvendig kontroll og avstemming på kryss og tvers. Så lenge en billett er betalt på gyldig vis skal den inntektsføres når den er brukt. Pengene dere eventuelt ikke har fått på konto står bokført i balanse/reskontro som et tilgodehavende du har mot kredittkunder eller mot DX.