Et lite overblikk over kalenderen

Du finner bookingkalenderen på menyen til venstre:

  

Når du går hit ser du følgende:

  

  

  1. Knapp for å sette opp et nytt arrangement
  2. Selve kalenderen, velg enkeltdager, hele uker eller hele måneder
  3. Hak av denne for å også vise kinoforestillinger i oversikten
  4. Søkefelt for arrangementer
  5. Velg mellom arrangement, tidslinjevisning, ordrevisning eller ressursbruk i valgt periode
  6. Selve arrangementet, viser tidspunkt, tittel, sal og ordre

Vi skal videre se på oppretting av arrangement.


Hvordan legger jeg til et nytt arrangement?

For å opprette et nytt arrangement går du til kalenderen slik beskrevet ovenfor, velger riktig dato og trykker knappen Nytt arrangement (se pkt. 1 i illustrasjonen ovenfor). Merk at om du skal opprette en ordre med flere arrangementer så kan det være et alternativ å begynne med å opprette en ordre istedenfor et arrangement, se denne artikkelen for mer informasjon.

Etter du har trykket på knappen kommer du til følgende dialogboks:

  

  

Du skriver her inn navn på arrangementet, velger salen/stedet, setter dato det skal avvikles (merk at om du valgte feil dato i steget før så kan startdato endres her), setter en leietaker om du ønsker (se denne artikkelen for mer info om leietakere) samt arrangementtype (artikkelen om Ordre tar for seg arrangementstyper, følg denne lenken for å lese mer).

Ferdig utfylt kan ser det slik ut:

  

Når du så trykker OK tas du til neste del hvor du kan sette opp arrangementet med mer detalj. Neste seksjon går gjennom denne prosessen.


Gjennomgang av elementene i et arrangement  

Oversikt:

  

  1. Seksjonsvalg (Oversikt, Billettsalg, Vedlegg, Notat, Ordre)
  2. Benyttes om salen skal være opptatt utover forestillingstiden
  3. Her kan du legge til et notat til deg selv eller andre brukere
  4. Knapper for kopiering og sletting av arrangement, se lengre ned i artikkelen
  5. Kladd, hake må fjernes ved publisering

  

Billettsalg, innstillinger:

  

Billettsalg er som standard deaktivert fram til du endrer dette, bildet ser etter aktivering slik ut:

  

  1. Seksjoner under billettsalg (Salgsoversikt, Reservasjoner, Transaksjoner, Salkart, innstillinger)
  2. Aktiver eller deaktiver salg på forestillingen
  3. Innstillinger for om forestilling skal ha plassbilletter, om den skal kreve registrering, om den skal på web og automat og mva samt totalt antall billetter ved fravær av salkart
  4. Oversikt over billettkategorier
  5. Billettreklame, kan endres i Innstillinger på menyen til venstre under Oversikt
  6. Dato for salgsstart og -slutt både lokalt og på web
  7. Innstillinger for automatisk sletting av reservasjoner

  

Billettsalg, salgsoversikt:

  

Følgende bilde viser graf når ingen billetter er solgt:

  

  

Når man har registrert salg ser det slik ut, tidslinjen viser antall relativ til dato:

  

  

Under grafen kan man se antall solgte per kanal (se denne lenken for mer informasjon om markedsføring), merk at du kan hente ut direktelenke til nettsalg her:

  

Videre kan du se antall per kategori:

  

  

Billettsalg, reservasjoner:

Ved null reservasjoner vises følgende:

  

Når reservasjoner har funnet sted vises følgende:

  

  

Du kan her se reservasjonsnummeret, navn (hvis registrert), antall reservasjoner og utløpsdato for reservasjonene.

  

Billettsalg, transaksjoner:

  

  

Her vises salgstransaksjoner med dato, antall og pris. Hvis salget er foretatt på nettet vil epost-adresse også vises her.

  

Billettsalg, salkart:

  

  

  1. Låste seter
  2. Ledige seter
  3. Reserverte seter
  4. Solgte seter
  5. Markerte seter (dra lasso med musepeker for å merke)
  6. Knapper for blokkering og oppheving av blokkering

  

Bruk knappene i punkt 6 for å påvirke setene i punkt 1 og punkt 5, samt for å låse seter i punkt 2.

  

Vedlegg:

  

Når du først åpner vedlegg vil du se en tom oversikt:

  

Du kan enten trykke på knappen eller dra over et element for å legge til et vedlegg. Når du har lagt til filer vil du se følgende:

  

  

Du kan her i oversikten se hvem som har lagt det til, dato, velge hvorvidt leietakere har tilgang til filen samt laste ned eller slette filen. Dette kan være et nyttig sted å lagre avtaletekst, ridere, stageplots og øvrig dokumentasjon til en forestilling.

  

Omtale og bilder:

Her kan omtale om arrangementet legges inn i tillegg til plakat og andre bilder.


Notat:

Skriv inn notater i denne seksjonen. Dette vises nederst på oversikten til arrangementet. Husk å lagre etter du har skrevet inn tekst.

  

Ordre:

  

En full beskrivelse av ordre finner du ved å klikke på denne lenken.

  

Hvordan kopierer jeg et arrangement?

Du finner knapp for kopiering under oversikten til selve arrangementet. Ved trykk vises følgende:

  

  1. Hak av denne boksen om du ønsker en egen ordre på de kopierte arrangementene
  2. Liste over datoer du ønsker å kopiere til sammen med tidspunkter
  3. Knapp for å legge til enkeltdager
  4. Se under for info om massekopiering

  

Om du trykker på massekopiering vises følgende:

  

  

  1. Ukedager du ønsker å kopiere til
  2. Antall uker du vil kopiere arrangementet fra oppgitt dato

  

Denne funksjonen er spesielt nyttig for rombooking hvor avtaler om bruk av rom går over lengre tid til faste tidspunkter.



Hvordan administrerer jeg billettkategorier på et arrangement?

  

Kategoriene ligger under billettsalg og innstillinger på arrangementet. Seksjonen ser slik ut:

Her kan du se navn, pris, salgsstart og -stopp og hvorvidt kategorien er til salgs på nett. Du sletter en kategori ved å trykke på søppelbøtten til høyre for den og trykker på Legg til billettkategori for å legge til en ny. Når du trykker her ser du følgende:

Her kan du velge type, sette pris og velge om den skal selges på nett. Du administrerer kategoriene via Innstillinger på menyen til venstre.

  

Om du vil endre på en kategori som allerede er lagt til trykker du på den i oversikten, du vil da få opp samme dialogboks som over. Du kan så endre på den og lagre dette.

  

Hvordan fungerer arrangementer opp mot ordre?

  

Følg denne lenken for å lese mer om ordre og hvordan de relaterer til arrangementer.

Fant du svaret?