Ett av lovkravene i den nye kassaforskriften er at hvert kassapunkt skal kunne produsere såkalt X-rapport og Z-rapport, i tillegg til salgs- og returkvitteringer. Men hva er egentlig X- og Z-rapport, og hva brukes de til?
En Z-rapport er en daglig rapport over alle registreringer i kassesystemet (fra åpning til stenging), mens en X-rapport er en forhåndsvisning av nye registreringer i kassesystemet siden forrige Z-rapport ble kjørt.
Ifølge bokføringsforskriften skal alle bokføringspliktige virksomheter som driver kontantsalg foreta daglige kassaoppgjør. Ved dagens slutt genereres en Z-rapport med alle opplysninger som er blitt registrert av bedriftens kassaapparat i løpet av dagen. Rapporten benyttes som bilag til bokføringen av bedriftens inntekter.
Z-rapportene må etter forskriften produseres ferdig hver dag, det er ikke tilstrekkelig å kunne generere dem ved en eventuell kontroll. Hver Z-rapport skal være datert og signert, og det skal oppgis klokkeslett for kjøring av rapporten.
X-rapporter kan derimot genereres når som helst i løpet av dagen, og gir et øyeblikksbilde av salg og andre registreringer som er foretatt på kassaapparatet siden gårsdagens Z-rapport.
De detaljerte kravene til innholdet i X- og Z-rapporter finner vi i kassaforskriften. En X- og Z-rapport skal inneholde de samme opplysningene. I tillegg må Z-rapportene være fortløpende nummerert, og de kan ikke inneholde registreringer som er tatt med i en tidligere Z-rapport. Kassasystemet skal ikke kunne generere en Z-rapport før alle dagens salg er avsluttet. Under ser man minimumsopplysninger for en X- og Z-rapport.
Under finner du et bilde av minimumsopplysninger for en X- og Z-rapport ⬇
Ifølge kassaforskriften må både X- og Z-rapporter, såvel som kvitteringer og elektronisk journal, kunne skrives ut fra hvert enkelt kassapunkt. Det betyr altså at hvert kassapunkt må være utstyrt med en skriver, men det er ingenting i veien for at flere kassapunkter kan være koblet til den samme skriveren. Motsatt er det heller ikke noe i veien for å bruke én skriver til kvitteringer og en annen til kassarapporter, men begge skriverne må være plassert på forretningsstedet.
Vi håper dette gir litt mer klarhet i hva disse rapportene kan og skal brukes til.
Under finner dere en link til en god side fra skatteetaten som svarer og forklarer kritiske spørsmål ang. den nye forskriften. Gjerne bruk denne 😉
For mer info om hvordan X- og Z-rapport genereres i dxPos, ser her.