Alle samlinger
Bookingkalender
Ordre og arrangement
Ny booking / arrangement
Ny booking / arrangement

Hvordan oppretter jeg en booking?

B
Skrevet av Bård Karstensen
Oppdatert over en uke siden

Et lite overblikk over kalenderen

Du finner bookingkalenderen på menyen til venstre:

  

Når du går hit ser du følgende:

  

  

  1. Knapp for å sette opp et nytt arrangement

  2. Selve kalenderen, velg enkeltdager, hele uker eller hele måneder

  3. Hak av denne for å også vise kinoforestillinger i oversikten

  4. Søkefelt for arrangementer

  5. Velg mellom arrangement, tidslinjevisning, ordrevisning eller ressursbruk i valgt periode

  6. Selve arrangementet, viser tidspunkt, tittel, sal og ordre

Vi skal videre se på oppretting av arrangement.
​

Hvordan legger jeg til et nytt arrangement?


​Før du fortsetter, vennligst bemerk deg at oppretting av arrangementer via Kalender regnes som kultur-arrangementer av systemet. Hvis du ønsker å lage en kino-visning, bruker du filmprogrammering. 

For å opprette et nytt arrangement går du til kalenderen slik beskrevet ovenfor, velger riktig dato og trykker knappen Nytt arrangement (se pkt. 1 i illustrasjonen ovenfor). Merk at om du skal opprette en ordre med flere arrangementer så kan det være et alternativ å begynne med å opprette en ordre istedenfor et arrangement, se denne artikkelen for mer informasjon.

Alle arrangementer som er opprettet på denne måten vil få et eget ordre automatisk knyttet til seg- med samme navn som arrangementet. 

Etter du har trykket på knappen kommer du til følgende dialogboks:

  

  

Du skriver her inn navn på arrangementet, velger salen/stedet, setter dato det skal avvikles (merk at om du valgte feil dato i steget før så kan startdato endres her), setter en leietaker om du ønsker (se denne artikkelen for mer info om leietakere) samt arrangementtype (artikkelen om Ordre tar for seg arrangementstyper, følg denne lenken for å lese mer).

Ferdig utfylt kan ser det slik ut:

  

Når du så trykker OK tas du til neste del hvor du kan sette opp arrangementet med mer detalj. Neste seksjon går gjennom denne prosessen.
​

Gjennomgang av elementene i et arrangement  

Oversikt:

  1. Seksjons-valg (Oversikt, Billettsalg, Vedlegg, Omtale og bilder, Notat, Ordre)

  2. Kladd, hake må fjernes ved publisering

  3. Her setter du tidsrommet som salen skal oppfattes som opptatt av system. Du kan også sette om dette skal være et Åpent arrangement eller ikke. Åpne arrangement vises på eBillett som åpent og det er ikke mulig å forehåndskjøpe billetter. 

  4. Her kan du registrere hvor mange brukere / personer som er på arrangementet. Kan være personell, men i andre tilfeller kan det også registreres besøk her uten omsetning. Les mer her. 

  5. Notat som du legger inn her er kun synlig for deg og andre brukere av dxWeb hos dere.

  6. Her kan du kopiere arrangementet, eller slette det. Det er kun mulig å slette et arrangement dersom det aldri har solgt billetter. Det hjelper ikke å annullere billettene. 

  

Billettsalg, innstillinger:

  

Billettsalg er som standard deaktivert fram til du endrer dette, bildet ser etter aktivering slik ut:

  

  1. Seksjoner under billettsalg (Salgsoversikt, Reservasjoner, Transaksjoner, Salkart, Innstillinger)

  2. Aktiver eller deaktiver salg på forestillingen

  3. Innstillinger for om forestilling skal ha plassbilletter, om den skal kreve registrering, om den skal på web og automat og mva samt totalt antall billetter ved fravær av salkart. Det er også mulig å bestemme om det skal tillates bruk av rabattkort hvis dere bruker denne funksjonen. 

  4. Oversikt over billettkategorier. Her kan du også legge til billettkategori på forestilling. 

  5. Billettreklame, kan endres i Innstillinger på menyen til venstre under Oversikt

  6. Dato / tidspunkt for salgsstart og -slutt både lokalt og på web

  7. Innstillinger for automatisk sletting av reservasjoner

  

Billettsalg, salgsoversikt:

  

Følgende bilde viser graf når ingen billetter er solgt:

  

  

Når man har registrert salg ser det slik ut, tidslinjen viser antall relativ til dato:

  

  

Under grafen kan man se antall solgte per kanal (se denne lenken for mer informasjon om markedsføring), merk at du kan hente ut direktelenke til nettsalg her:

  

Videre kan du se antall per kategori:

  

  

Billettsalg, reservasjoner:

Ved null reservasjoner vises følgende:

  

Når reservasjoner har funnet sted vises følgende:

  

  

Du kan her se reservasjonsnummeret, navn (hvis registrert), antall reservasjoner og utløpsdato for reservasjonene.

  

Billettsalg, transaksjoner:

 

Her vises salgstransaksjoner med dato, antall, kategori og pris + totalpris på salgsbong. Hvis salget er foretatt på nettet vil epost-adresse også vises her.

Her kan du gjennomføre en manuell registrering etter at forestillingen er over. 

Du kan også søke opp en transaksjon basert på navn, e-post adresse, 4 siste siffer på kort eller gavekortnummer. Hvis transaksjonen er registrert med e-post adresse kan du trykke på den og velg "Send på nytt" for å sende ny e-post med billetter til kunden.

  

Billettsalg, salkart:

  

  

  1. Låste seter

  2. Ledige seter

  3. Reserverte seter

  4. Solgte seter

  5. Markerte seter (dra lasso med musepeker for å merke)

  6. Knapper for blokkering og oppheving av blokkering

  

Bruk knappene i punkt 6 for å påvirke setene i punkt 1 og punkt 5, samt for å låse seter i punkt 2. Du må først merke setene du ønsker å låse / åpne. Dette gjør du ved å trykke inn venstre museknapp og dra pekeren over ønsket seter.

Hvis du blar litt lengre ned vil du se valg for prisjustering.

Hvis du kjenner til hvilke områder av salen deres som har hvilke prisgrupper, kan du legge inn beløp her og prisjusteringen vil bli lagt på original beløp tilhørende billettkategori. 

Eksempel: Billettpris er 100kr, men rad 1 koster 50kr mer. Da velger en først billett til kr 100, velger så sete på eBillett eller i dxPos og får da opp beskjed om at dette setet koster 50 kr mer og pris vil bli lagt til på beløp. 

Vedlegg:

  

Når du først åpner vedlegg vil du se en tom oversikt:

  

Du kan enten trykke på knappen eller dra over et element for å legge til et vedlegg. Når du har lagt til filer vil du se følgende:

  

  

Du kan her i oversikten se hvem som har lagt det til, dato, velge hvorvidt leietakere har tilgang til filen samt laste ned eller slette filen. Dette kan være et nyttig sted å lagre avtaletekst, ridere, stageplots og øvrig dokumentasjon til en forestilling.

  

Omtale og bilder:

Her kan omtale om arrangementet legges inn i tillegg til plakat og andre bilder.

Les mer om dette her.

Notat:

Skriv inn notater i denne seksjonen. Dette vises nederst på oversikten til arrangementet. Husk å lagre etter du har skrevet inn tekst.

Notat på forestilling vises i dxPos og i dxWeb. Ingen andre steder. 

  

Ordre:

  

En full beskrivelse av ordre finner du ved å klikke på denne lenken.

  

Hvordan kopierer jeg et arrangement?

Du finner knapp for kopiering under oversikten til selve arrangementet. Ved trykk vises følgende:

  

  1. Hak av denne boksen om du ønsker en egen ordre på de kopierte arrangementene

  2. Liste over datoer du ønsker å kopiere til sammen med tidspunkter

  3. Knapp for å legge til enkeltdager

  4. Se under for info om massekopiering

  

Om du trykker på massekopiering vises følgende:

  

  

  1. Ukedager du ønsker å kopiere til

  2. Antall uker du vil kopiere arrangementet fra oppgitt dato

  

Denne funksjonen er spesielt nyttig for rombooking hvor avtaler om bruk av rom går over lengre tid til faste tidspunkter.
​

Behold starttidspunkt for billettsalg

Hvis denne boksen er huket av, vil starttidspunktet som er satt på arrangementet sine billettsalgsinnstillinger bli behold når det kommer til når billettsalget skal starte. 

Hvis du ikke har merket av denne boksen, vil det bli forskjøvet. 

Hvordan administrerer jeg billettkategorier på et arrangement?

  

Kategoriene ligger under billettsalg og innstillinger på arrangementet. Seksjonen ser slik ut:

Her kan du se navn, pris, salgsstart og -stopp og hvorvidt kategorien er til salgs på nett. Du sletter en kategori ved å trykke på søppelbøtten til høyre for den og trykker på Legg til billettkategori for å legge til en ny. Når du trykker her ser du følgende:
​

Her kan du velge type, sette pris og velge om den skal selges på nett. Du administrerer kategoriene via Innstillinger på menyen til venstre.

Dette er en "standardkategori" og har begrenset funksjonalitet. Standardkategorier er de 10 første i listen over kategorier som du kan velge. Hvis du oppretter en ny billettkategori vil du kunne få flere valg. 

Eksempel på en billettkategori som ikke er standard:
​

Her ser du mange flere valg som du kan være kreative med. For å vise disse valgene trykker du på den blå linken som sier "Vis avanserte valg".


Om du vil endre på en kategori som allerede er lagt til trykker du på den i oversikten, du vil da få opp samme dialogboks som over. Du kan så endre på den og lagre dette.

  

Hvordan fungerer arrangementer opp mot ordre?

  

Følg denne lenken for å lese mer om ordre og hvordan de relaterer til arrangementer.

Svarte dette på spørsmålet?