Velkommen til DX sin brukerveiledning for ordrer. Vi håper denne er nyttig og hjelper deg med å lære å bruke dette verktøyet. Vi setter også stor pris på tilbakemeldinger på disse veiledningene så send oss gjerne tips og tanker om du skulle ha disse på chat eller på mail til [email protected] Si også gjerne hvis du savner en artikkel slik at vi vet mer om hva vi skal legge til i fremtiden, samt om du merker deg funksjonalitet du kunne tenke deg å se i våre tjenester framover.

Lykke til! 

Tips 1: Høyreklikk på bilder og åpne dem i en ny fane om du ønsker å se dem mer tydelig. Du kan zoome inn på dem med CTRL/Eple-+

Tips 2: Bruk CTRL/Eple-F for å søke i dokumentet om du ser etter noe spesifikt.


Hva er en ordre og hva brukes den til?

En ordre er et samlepunkt for et eller flere arrangementer i bookingkalenderen. Her kan du ha økonomisk styring opp mot leietakere eller tjenester, samle en serie med arrangementer samt gi leietakere tilgang til kjøps-statistikk og tilknytte mediainfo som skal vises på nettet. Alle arrangement og rombookinger må være tilknyttet en ordre, og antall bookinger på en gitt ordre avhenger helt av dine egne behov og ønsker.

Du kan bruke ordre til å holde styr på leiekostnader, kostnader på ressurser og totalt salg. God bruk av ordre kan lette arbeidet med å jobbe med arrangementer og det er dermed viktig å forstå riktig bruk av disse. Vi anbefaler ikke å ha eksterne arrangementer som er tilknyttet forskjellige leietakere på samme ordre av faktureringshensyn.

TIPS: Om bildene er for små til å sees på din skjerm så åpne dem i en ny fane (via meny på høyre musetastklikk), det vil da være enklere å se alt samt zoome inn på bildet.

Hvordan legger jeg til en ordre?

Gå først til bookingkalenderen:

Velg så Ordre oppe til høyre:

  

Her kan du trykke Ny ordre:

  

  

Du kommer så videre til dialogvinduet hvor du må fylle inn informasjon om ordren:

  

  

Ordreperioden avgjør når arrangementer tilknyttet ordren er tilgjengelig i kalenderen. Leietaker er ekstern aktør som er ansvarlig for arrangementet, se denne lenken for mer informasjon om dette. Arrangementstype kan du lese mer om lengre ned i denne artikkelen. KUL-id brukes for å vise kulturarrangementer på Filmweb sine nettsideløsninger, kontakt dem for hjelp med å opprette et slikt nummer til ditt arrangement.

Her ser du eksempel på utfylt dialogboks:

  

  

Under ser du hvordan en opprettet ordre ser ut:

  

  

Merk her hvor du finner ordrenummeret samt hvor du kan sette fakturastatus på ordren (ubekreftet eller bekreftet).

Vi vil videre se på de andre elementene i ordren.

  

Hvordan knytter jeg et arrangement til en ordre?

Når du blar lengre ned på ordren til Økonomi vil du se en knapp hvor du kan tilordne et eksisterende arrangement til en gitt ordre:

  

  

  

Du kan gi arrangementet navn, sette sted (også kalt sal i DX), dato og tid samt leietaker- og type-informasjon. De sistnevnte feltene vil være forhåndsutfylt basert på informasjonen i ordren. Merk i neste bilde at saler med definert kapasitet vil vise dette i dialogboksen:

  

  

En ordre opprettes også automatisk idet du oppretter et arrangement. Gå tilbake til Kalender og velg Nytt arrangement:

  

  

  

Ved opprettelse av arrangementet opprettes en ny ordre automatisk. du kan så gå til Ordre-delen for å endre på innstillinger:

  

  

For øyeblikket kan ikke arrangementer flyttes mellom ordre. Det er noe vi ser på å kunne tilby i fremtiden.

  

Hvordan legger jeg til medie- og arrangementsinfo på en ordre?

Omtale og plakat/bilder til arrangement samt informasjon om disse vises på eBillett-portalen og denne informasjonen legges til under "Omtale og bilder" på arrangementet. 

NB: For at plakater skal se bra ut i app, på automat og på eBillett-portalen bør bildet være i A4-format eller tilsvarende.

  

Hva er ressurser og hva brukes de til?

Ressurser er eksempelvis personale eller materiale som benyttes for avvikling av et arrangement, eksempelvis en lydtekniker eller en prosjektør. DX Web lar deg opprette en oversikt over tilgjengelige ressurser samt kostnader tilknyttet disse som du kan knytte til en ordre. Dette er spesielt nyttig med hensyn til fakturering av leietakere om dere leverer tjenester i tillegg til romleie og ikke har avtalt en totalpris. Vi skal her se på hvordan du oppretter og håndterer ressurser samt hvordan du legger dem til på en ordre.

  

Gå først til Innstillinger:

  

  

Herfra velger du Ressurshåndtering:

  

  

Du kan her se de forskjellige ressursgruppene, se antall ressurser, åpne dem ved å trykke på navnet samt opprette en ny gruppe:

  

  

Når du trykker på Ny Ressursgruppe får du opp følgende dialogboks:

  

  

Du kan etter opprettelse legge til en ny ressurs:

  

  

I neste dialog kan man sette mva på ressursen, sette om ressursen er personale samt om den skal være aktiv og mulig å velge på en ordre:

  

Etter ressursen er opprettet kan du velge denne og sette priser:

  

  

  

For å legge inn en ressurs går du til ordren det gjelder (se lengre opp i guiden for informasjon om hvor du finner ordre), bla ned til Økonomi-delen og velg Ny ressurs:

  

  

Du vil så få opp følgende dialogboks som må fylles ut (Slett ressurs vises først etter opprettelse, man kan endre innstillingene ved å trykke på ressursen i ordren):

  

  

Merk at Personell må være opprettet i forkant, via Innstillinger > Personell, denne dialogboksen ser slik ut:

  

  

Gjenta disse stegene for hver ressurs du ønsker å legge til.

  

Hva er en Arrangementstype og hva brukes de til?

  

Du kan opprette en rekke kategorier for arrangementer i DX. Dette kan være nyttig bl.a. for sortering av visning på infoskjermer som benytter Incode, hør gjerne med oss vedrørende dette.

For å opprette en arrangementstype går du til Innstillinger > Arrangementstyper:

  

  

Velg så Opprett arrangementstype:

  

  

Videre kan du sette navn og forkortelse på arrangementstypen:

  

For å knytte denne til et arrangement går du til arrangementet i kalenderen (se over i guiden for informasjon om hvor du finner disse) og endrer typen her:

  

Om du har andre spørsmål eller ønsker å gi tilbakemelding til oss vedrørende denne guiden så kontakt oss gjerne via chat eller på [email protected].

Fant du svaret?